Comment gagner du temps au travail ?

Je ne sais pas si pour vous c’est pareil, mais j’ai toujours l’impression d’être débordée. Je traite les urgences les unes après les autres. J’ai l’impression d’être un pompier qui éteint des feux, que dis-je, des incendies qui ne font que se propager. J’ai toujours pensé que c’était une histoire de temps, que j’en manquais, jusqu’à cet été où j’en avais plus (justement) et où j’ai constaté (amèrement) que rien n’avait changé. Avoir plus de temps ne m’a pas permis de prendre de l’avance sur mes dossiers, ni même de construire le site Internet de mon entreprise, que je reléguais toujours au second plan. La dure réalité était tombée : je ne manquais pas de temps, je ne savais simplement pas le gérer. C’est une conférence gratuite proposée par la Maison du Coworking, animée par Stéphanie Didio, qui m’a révélé qu’il était grand temps d’agir. Je vous dis ce que j’ai mis en place ?

Organiser sa journée selon vos capacités de production

Je dis souvent : « si je ne produis pas, je ne facture pas ». Or, on ne peut pas être constamment dans la production au risque d’être contre-productif (tout était dans l’énoncé, il suffisait de le comprendre). Alors comment faire ? La première des choses est de déterminer les moments dans votre journée où vous êtes au meilleur de vos capacités et de les utiliser pour les missions de réflexion (exemple : stratégies, création de contenus, etc.). Pour moi (et pour bon nombre d’autres personnes), c’est le matin. En général, l’après-midi, après la pause déjeuner, entre 14h et 15h, c’est plus compliqué… C’est le moment qu’il faut choisir pour traiter les tâches plus « exécutives » (exemple : des bilans, des devis, de la facturation, des interventions techniques). J’ai aussi pris pour habitude de prendre mes rendez-vous extérieurs dans ce même créneau : c’est toujours plus agréable d’échanger autour d’un bon café et cela évite de s’endormir seul devant son ordinateur…

Priorisez !

Identifiez 3 familles de tâches :

• les urgentes : à traiter au plus vite
• les moins urgentes (oui, parce que tout est urgent !) : à planifier
• les tâches en attente : d’une réponse, d’un élément, d’un document, etc. Vous devez souvent y jeter un œil pour relancer si besoin et faire bouger les choses. Mais en attendant, inutile qu’elles vous encombrent l’esprit !

Optimisez votre temps !

Si comme moi vous avez des horaires à tenir (comme beaucoup de gens…), vous allez devoir croiser les données précédents avec le temps que prennent les tâches :

• quelques minutes (un mail à envoyer, une facture à imprimer, un rendez-vous à prendre
• 1 heure de temps
• plus d’une heure de temps

En suivant le type de tâche (production/exécution), l’ordre de priorité (urgent/moins urgent/en attente), commencez toujours par la tâche qui vous prend le plus de temps (à condition bien sûr qu’elle tienne dans le créneau horaire du moment). Vous venez de terminer un travail ? Regardez combien de temps il vous reste et piochez une nouvelle tâche !

En finir avec l’adage : « les cordonniers sont les plus mal chaussés »

En vous organisant mieux, vous allez ainsi vous libérer du temps pour prendre soin de votre propre activité. Et il le faut ! Si aujourd’hui, les clients tombent tous seuls (et on vous le souhaite !) ce ne sera peut-être pas le cas demain ! Essayez de prendre du recul sur votre propre activité, et si vous n’y parvenez pas, peut-être est-il temps de faire appel à un coach professionnel ? Justement, il en existe à la Maison du Coworking ! Contactez Camille, notre chargée de communication, elle se fera un plaisir de vous orienter vers quelqu’un de compétent !