Open space : aménagement, avantages et bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’un open space ?

L’open space, littéralement « espace ouvert », désigne un aménagement de bureaux où les postes de travail sont disposés dans une grande salle sans cloisons ni séparations physiques. Ce modèle s’oppose au bureau individuel fermé en privilégiant un environnement collectif et décloisonné. Les collaborateurs partagent le même espace visuel et sonore, facilitant les échanges spontanés.

Ce type d’aménagement s’est imposé dans le monde professionnel depuis les années 1960, porté par la volonté de réduire les coûts immobiliers et de favoriser la transversalité. Aujourd’hui, une majorité d’entreprises françaises ont adopté l’open space sous différentes formes, du grand plateau uniforme aux configurations plus segmentées intégrant des zones différenciées.

Les différentes configurations d’open space

L’open space ne se résume pas à un modèle unique. Le plateau ouvert traditionnel rassemble l’ensemble des collaborateurs dans un espace homogène. L’open space paysager introduit des variations avec du mobilier, des plantes et des niveaux différents créant des micro-environnements. Le bench, disposition en rangées parallèles, optimise la densité tout en maintenant l’ouverture.

Les configurations hybrides gagnent du terrain. Elles associent un cœur ouvert pour les activités collaboratives à des espaces fermés périphériques pour les réunions ou le travail concentré. Cette approche répond aux critiques de l’open space pur en offrant des alternatives aux collaborateurs selon leurs besoins ponctuels.

Les avantages de l’open space

L’open space facilite indéniablement la communication entre collègues. L’absence de barrières physiques permet de s’adresser instantanément à un voisin, de partager une information sans passer par l’email ou de solliciter rapidement un avis. Cette fluidité des échanges accélère la prise de décision et renforce la cohésion d’équipe.

La visibilité mutuelle favorise également le sentiment d’appartenance collective. Chacun perçoit l’activité de l’équipe, les moments d’effervescence comme les périodes de concentration. Cette transparence peut renforcer l’engagement et la motivation, les collaborateurs se sentant partie prenante d’un effort commun.

Optimisation des coûts et de l’espace

D’un point de vue économique, l’open space permet de densifier l’occupation des surfaces. À effectif équivalent, il requiert moins de mètres carrés qu’un aménagement en bureaux individuels. Les économies portent sur le loyer, les charges et les coûts d’aménagement. Cette optimisation explique en grande partie la diffusion du modèle.

La flexibilité constitue un autre atout majeur. Réorganiser un open space s’avère nettement plus simple et économique que modifier des bureaux cloisonnés. Les équipes peuvent évoluer, croître ou se restructurer sans travaux lourds. Cette adaptabilité répond aux besoins des organisations modernes en constante évolution.

Les inconvénients à anticiper

Le bruit représente la critique la plus fréquente adressée à l’open space. Les conversations téléphoniques, les échanges entre collègues, les claviers et autres sons ambiants génèrent une pollution sonore pouvant nuire à la concentration. Certains collaborateurs souffrent de cette exposition permanente au bruit environnant.

Le manque d’intimité constitue un autre reproche récurrent. L’impossibilité de s’isoler, la visibilité permanente de son écran ou l’absence de confidentialité pour les appels sensibles créent un inconfort pour certains profils. Les personnalités introverties peuvent éprouver une fatigue liée à cette exposition sociale continue.

L’impact sur la productivité

Plusieurs études ont mis en évidence une baisse de productivité dans les open spaces mal conçus. Les interruptions fréquentes fragmentent l’attention et compliquent les tâches nécessitant une concentration prolongée. Le temps perdu à retrouver le fil de sa pensée après chaque sollicitation s’accumule au fil de la journée.

Paradoxalement, l’open space peut aussi réduire les échanges en face à face. Certains collaborateurs, soucieux de ne pas déranger leurs voisins, privilégient les messages électroniques même pour des sujets simples. L’objectif de communication spontanée se trouve alors contrarié par une forme d’autocensure collective.

Comment concevoir un open space efficace ?

L’acoustique constitue le premier levier d’amélioration. Les faux plafonds absorbants, les revêtements muraux phoniques, les cloisons légères et les écrans acoustiques de bureau réduisent significativement la propagation sonore. Un traitement acoustique soigné transforme l’expérience quotidienne des occupants.

La diversification des espaces répond aux différents besoins. Intégrer des bulles phoniques pour les appels, des alcôves de concentration, des salles de réunion de différentes tailles et des zones de détente offre des alternatives. Chacun peut ainsi adapter son emplacement à sa tâche du moment, combinant les avantages de l’ouverture et de l’isolement.

L’importance de l’éclairage et de l’ergonomie

Un éclairage bien pensé améliore le confort visuel et le bien-être. La lumière naturelle doit être privilégiée et complétée par un éclairage artificiel de qualité, évitant les reflets sur les écrans et les contrastes trop marqués. Des stores ou films permettent de contrôler l’ensoleillement direct sans sacrifier la luminosité.

L’ergonomie des postes mérite une attention particulière. Des sièges de qualité, des bureaux à hauteur ajustable et des écrans bien positionnés préservent la santé des collaborateurs. L’aménagement doit également prévoir suffisamment d’espace entre les postes pour limiter la sensation d’entassement et faciliter les déplacements.

L’open space dans les espaces de coworking

Les espaces de coworking ont largement contribué à réinventer l’open space. Confrontés à une clientèle exigeante et diversifiée, ils ont développé des aménagements innovants conciliant ouverture et confort individuel. Les meilleurs coworkings proposent aujourd’hui des modèles d’open space dont les entreprises s’inspirent.

La variété des espaces caractérise ces tiers-lieux. Un même coworking associe typiquement une zone principale en open space, des cabines téléphoniques insonorisées, des espaces de concentration silencieux et des zones de convivialité. Cette diversité permet à chaque coworker de trouver l’environnement adapté à son activité du moment.

Une communauté au cœur de l’open space

Les coworkings ont compris que l’open space ne se limite pas à un aménagement physique. L’animation de la communauté transforme un simple plateau partagé en lieu de vie professionnelle. Les événements, les échanges facilités par les community managers et les rituels collectifs créent une atmosphère propice au networking et à l’émulation.

Les formules d’abonnement permettent d’accéder à ces open spaces nouvelle génération selon ses besoins. Du pass journalier à l’abonnement mensuel illimité, chaque professionnel trouve la solution adaptée à son rythme de travail. La flexibilité contractuelle complète la flexibilité spatiale pour une expérience optimale.

Open space et télétravail : quelle articulation ?

L’essor du télétravail modifie la place de l’open space dans l’organisation du travail. Lorsqu’une partie des équipes travaille à distance certains jours, les plateaux se vident partiellement. Cette nouvelle donne invite à repenser l’utilisation des surfaces en intégrant davantage de flex office ou d’espaces collaboratifs.

L’open space évolue vers un lieu de rencontre et de collaboration plutôt qu’un simple poste de travail. Les collaborateurs viennent au bureau pour les réunions, les échanges informels et les projets collectifs. Les tâches de concentration s’effectuent plus volontiers en télétravail, à l’abri des interruptions de l’environnement partagé.

Vers un open space augmenté

Les technologies enrichissent l’expérience de l’open space. Les capteurs d’occupation indiquent les places disponibles en temps réel. Les applications de réservation permettent de choisir son emplacement selon ses besoins. Les systèmes de visioconférence intégrés facilitent les réunions hybrides associant présents et distants.

L’open space de demain sera probablement plus petit mais mieux équipé. La surface par poste augmentera pour plus de confort, compensée par une réduction du nombre total de postes. L’investissement se concentrera sur la qualité de l’aménagement plutôt que sur la quantité de places, au bénéfice du bien-être des occupants.